L’importanza di una gestione ottimale delle e-mail

È fondamentale avere un sistema versatile, funzionale, utilizzabile non solo su pc ma anche sugli altri strumenti oggi più diffusi

Oggigiorno è di fondamentale importanza per le aziende avere a disposizione la propria casella di posta elettronica.
Il motivo è semplice, in questo modo è possibile gestire in modo efficiente un flusso di messaggi e conversazioni quotidiane.
Di conseguenza, le aziende necessitano di software semplici da utilizzare in modo da poter ottimizzare le tempistiche concernenti la gestione e lo smistamento delle e-mail.
Un sistema piuttosto conosciuto è sicuramente quello di casa Zimbra, rinomato per essere uno strumento efficiente per gestire il proprio canale di comunicazione, anche se non si è esperti dell’informatica o non si ha molta esperienza.
 
 Che cosa è Zimbra e come funziona  
Come sopra anticipato, Zimbra è un sistema collaborativo open source, che permette di gestire e condividere mail e file aziendali con i propri colleghi. Per il suo funzionamento, questa piattaforma si avvale di un proprio client (Zimbra Web) o di altri sistemi web based, tra cui Outlook.
L’hosting lavora sia on-site che mediante cloud. Le funzioni principali sono la gestione e la sincronizzazione di mail, contatti, attività, agenda e documenti vari, grazie anche alle funzioni avanzate che permettono di inserire dei tag specifici, condividere apposite cartelle, ecc.

Sicuramente uno dei vantaggi principali di Zimbra, è il servizio antivirus ed antispam intelligente, che consente sia di impostare diversi livelli di filtro che di avvalersi della funzione di auto-apprendimento per il blocco dei messaggi indesiderati.
Infine, il provider offre anche alcune funzionalità avanzate pensate proprio per i professionisti le quali consentono di inserire appositi tag e personalizzazioni alle e-mail, creare apposite cartelle condivise, gestire o delegare il calendario ecc.
Ad ogni modo, per ulteriori informazioni, scopri i vantaggi di zimbra mail collegandoti al sito ufficiale e scopri tutte le potenzialità che ha da offrire alla tua organizzazione.
 
 Client avanzato e standard  
Esistono due client di Zimbra: quello definito standard e quello avanzato, che permette di accedere a tutte le funzioni offerte.
Quest’ultimo, inoltre, ha una compatibilità con tutti i browser e le connessioni veloci.
Proprio per questo, se si ha una connessione internet lenta o instabile, o un browser non aggiornato all’ultima versione (oppure si predilige la visualizzazione HTML dei messaggi) è meglio optare per la versione standard.
 
 L’importanza di avere una mail versatile  
Tutti, specie negli ultimi anni, sottovalutano l’importanza dell’avere a disposizione una mail che sia versatile ed efficiente.
Secondo alcuni studi, infatti, proprio l’uso delle mail ha determinato, a livello globale, un aumento dei ricavi.
Il motivo è piuttosto semplice, le mail rappresentano uno strumento che permette di relazionarsi in modo facile e veloce con la clientela e non solo.

Per questo è fondamentale avere un sistema versatile, ad esempio utilizzabile non solo su pc ma anche sugli smartphone in modo da poter avere sempre con sé le proprie mail.

Ancora, è utilissimo avere a disposizione una notevole capienza in modo da poter salvare tutte le mail e consultarle in qualsiasi momento.
Ad esempio, è sicuramente molto comodo avere a disposizione un servizio di archiviazione automatica delle mail ricevute con relativa clusterizzazione dei messaggi per ogni singolo utente in modo da avere tutto sotto controllo.